Una segreteria può migliorare l’efficienza della vostra azienda

Una segreteria telefonica digitale è un ottimo modo per migliorare l’efficienza del vostro ufficio. Quando si dispone di un gran numero di linee telefoniche, può essere molto costoso ogni mese farle funzionare tutte, anche se si utilizza un sistema di chiamata. Tuttavia, utilizzando una segreteria telefonica elettronica, è possibile ridurre i costi e migliorare il servizio clienti allo stesso tempo.

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Un buon assistente digitale può aiutarvi a ridurre i costi di gestione delle chiamate: registrando le chiamate in entrata e in uscita, inviando una risposta ad ogni messaggio immediatamente e, in alcuni casi, mettendo il chiamante in attesa per qualche secondo mentre può prendere il suo messaggio. Questo riduce notevolmente la necessità di dover impiegare personale extra solo per rispondere alle chiamate telefoniche, il che vi fa risparmiare denaro e aumenta la vostra redditività. Se utilizzate una segreteria telefonica elettronica, allora potete: inserire una lista di priorità all’interno della vostra azienda che garantisca che alcuni dipendenti ricevano sempre per primi le loro chiamate, e dare ad altri lo stesso trattamento. Ad esempio, se il vostro centralinista ha sempre un segnale di occupato, allora può sempre e solo ricevere il secondo posto, ma se qualcun altro nella vostra lista di priorità riceve un segnale di occupato, allora può essere inserito nella lista di priorità e gli viene data la massima priorità.

La parte migliore di tutto questo è che al giorno d’oggi la maggior parte delle aziende di telefonia e computer forniscono la tecnologia per far funzionare le proprie segreterie telefoniche. Non è necessario essere tecnologicamente esperti per far funzionare una di queste segreterie digitali. Infatti, ci sono molte aziende terze che vi forniranno sia la macchina che tutte le parti necessarie per farla funzionare con successo. Tutto quello che dovete fare è spiegare loro che tipo di sistema telefonico per ufficio avete, e loro produrranno il dispositivo di segreteria telefonica digitale per soddisfare le specifiche della vostra azienda. Quindi, anche se non pensate di essere tecnicamente esperti, è certamente possibile per voi installare una segreteria telefonica che non solo riduce i costi, ma fornisce anche un alto livello di servizio.